Det høres kanskje kjedelig ut å si at et selskap består av mennesker, men slik er det. Selv det beste produktet eller den beste tjenesten vil ikke ha en sjanse på markedet hvis det ikke finnes et motivert, lojalt og villig team av mennesker som tror på det de gjør. For å kunne realisere potensialet i et team må selskapet lede det på riktig måte. Hvordan forvalter man talenter på en måte som er til fordel for både bedriften og de ansatte?
Det sies at ansatte kommer til en bedrift, men forlater sjefen. Når man begynner i en jobb, er man som regel preget av entusiasme og et ønske om å presentere seg selv på best mulig måte. Noen ganger antar sjefer at medarbeiderne alltid vil være like motiverte som de var de første ukene. De glemmer imidlertid at engasjementet begynner å avta når medarbeiderne føler at de blir dårlig behandlet, at behovene deres blir ignorert og at de selv blir degradert til brikker som utfører tildelte oppgaver.
Det som motiverer folk, er penger og personalgoder, men like viktig er arbeidskulturen og hvordan prinsippene for teamsamarbeid utformes.
Effektive måter å lede medarbeiderne i bedriften på
Konsepter for hvordan man mest effektivt kan lede ansatte skapes av akademikere i ledelsesavdelingene, men de “oversettes” til hverdagslige forhold av ledere som kjenner de spesifikke forholdene i en bestemt bedrift.
Forskere har identifisert minst et dusin måter å lede ansatte på, men de mener ikke at noen av dem er klart bedre enn andre. Mye avhenger av bransje, men også av land. I Japan har man valgt andre standarder enn i Polen og Sverige.
I Europa har man det siste tiåret gått bort fra “hardcore director rule”, som innebærer at sjefen dikterer reglene og de ansatte implementerer dem. Dette konseptet forutsetter at sjefen er ufeilbarlig, og at det han sier ikke kan diskuteres. Dette effektiviserer riktignok beslutningsprosessene, men er frustrerende for de ansatte som gjerne vil være med på å bestemme hvilken retning selskapet skal ta.
Dagens ledere prøver å forene behovet for å lede teamet (man kan tross alt ikke ha en “folkeavstemning” om alle spørsmål) med det å la de ansatte uttrykke sine meninger. Møter, tilfredshetsundersøkelser og anonyme innsamlinger av meninger om ulike ideer har alle til hensikt å gi de ansatte en stemme. Dette gir dem en viss grad av innflytelse og en følelse av at ledelsen regner med deres mening.
Et annet spørsmål er i hvilken grad selskapet faktisk tar hensyn til disse meningene. Hvis de ansatte innser at det er en bløff å spørre dem om deres meninger, vil de slutte å ta slike diskusjoner på alvor og føle seg ignorert.
En effektiv leder vet at det ikke finnes én og alltid riktig måte å lede medarbeiderne på. Han eller hun tilpasser den etter behov, men må også huske å informere medarbeiderne på forhånd om at det kommer til å skje endringer i måten de kommuniserer på.
Hvis han eller hun uten forvarsel endrer noen aksepterte regler, kan medarbeiderne med rette føle seg forvirret. Når “endring av spillereglene underveis” skjer regelmessig, kan det føre til at medarbeiderne slutter å stole på sjefen, og når tilliten først er tapt, er den vanskelig å bygge opp igjen.
Profesjonell onboarding av ansatte – kunnskapsoverføring og behagelig tilpasning
En mulighet til å informere den ansatte om bedriftens ledelsesmetoder er onboarding, det vil si introduksjonen til arbeidsoppgavene. I løpet av noen dager eller kanskje noen uker – avhengig av bedriftens praksis – lærer den nyansatte seg de gjeldende prosessene. Han eller hun blir kjent med selskapets kommunikasjonssystemer, men lærer også om arbeidskulturen, hvordan man signaliserer og løser tvilstilfeller.
Profesjonell onboarding handler ikke bare om å gi nyansatte kunnskap om bedriften, men også om å la dem tilpasse seg på en effektiv måte. Grunnlaget for dette kan legges allerede før første arbeidsdag. Allerede i perioden etter kontraktsinngåelsen, men før arbeidsstart, kan den ansvarlige for onboardingen begynne å introdusere den nyansatte for den nye virkeligheten.
Å sette kandidaten på en adresseliste og sende ham eller henne informasjon om bedriftens virksomhet er to eksempler, men det er like viktig å etablere en personlig relasjon. Arbeidslederen kan ta kontakt med den ansatte via e-post eller telefon i ventetiden, spørre hvordan vedkommende har det før de begynner å jobbe sammen, og spørre om det er noen spørsmål eller bekymringer siden forrige rekrutteringsfase.
Håndtering av personalets tid – trenger det å være tungvint?
Mens teamet fokuserer på og utfører sine tildelte oppgaver, er det noen andre som sørger for at lønnen blir utbetalt i tide, de ansattes fridager beregnes korrekt, ubrukte feriedager fra forrige år tas hensyn til, og at den ansatte ikke overskrider det maksimale antallet arbeidstimer i en lønnsperiode. Kort sagt, HR-avdelingen arbeider for å sikre at de ansatte ikke opplever urettferdig behandling eller føler seg dårlig behandlet.
Regelverket som regulerer arbeidstid, beregning av lønnskomponenter eller fridager av andre grunner enn ferie i henhold til arbeidsloven, er komplekst og endres ofte. Ved uoppmerksomhet eller uvitenhet om de nyeste reglene er det lett å gjøre feil, men dette kan unngås hvis HR-avdelingen bruker moderne systemer som samler all informasjon om de ansatte og gir dem rask tilgang til nødvendige data for ulike perioder.
Programmet HR Panorama har en rekke funksjoner som gjør det enklere å administrere arbeidstiden. Det gjør det blant annet mulig å opprette rapporter med fullstendig informasjon om ferie, fjernarbeid, utførte prosjekter og overtid.
Ved å synkronisere systemet med den ansattes kalender blir fraværet registrert, selv om den ansatte glemmer å føre det direkte inn i det månedlige regnskapet. Det er bortkastet tid for HR-medarbeideren å minne de ansatte på å fylle ut timelistene sine. Med HR Panorama slipper han eller hun å skrive påminnelses-e-poster og ta tid fra andre viktige oppgaver.
Hvor viktig er det å ha informasjon om de ansatte lett tilgjengelig?
Tidligere ble dokumenter med informasjon om de ansatte oppbevart i papirmapper. De fleste bedrifter har gått bort fra dette til fordel for katalogisering av data i dedikerte IT-systemer. Det tar kortere tid å finne informasjonen du trenger, og du slipper dessuten å oppbevare mappene fysisk. Det tar litt tid å endre data (f.eks. legge til informasjon om nye ferdigheter en ansatt har tilegnet seg).
HR Panorama gjør det mulig å legge til og registrere informasjon om den ansattes utvikling (språk, utdanning, arbeidshistorikk). Det er et sammenhengende system, slik at data fra andre moduler, som f.eks. lagerbeholdningen, også er tilgjengelig på medarbeiderkortet.
Hele karriereløpet til de ansatte kan finnes i ett brukervennlig verktøy, og et sentralt digitalt dokumentbibliotek som er koblet til andre moduler, gjør det enklere å finne det HR-ansvarlig eller lederen leter etter.
Informasjon som er lagret i systemet, kan nås av mer enn én person fra flere enheter. Dokumentene er krypterte og beskyttet mot uautorisert tilgang.
HR Panorama – et moderne HR-system som forbedrer personalhåndteringen betydelig.
HR Panoramaer resultatet av 15 års erfaring på det polske HR-markedet. Systemet gjør det enklere å administrere ansatte i både store og små bedrifter. Det kombinerer fordelene ved mange verktøy og er enkelt å bruke. Alle deler av systemet fungerer sammen, slik at all informasjon om de ansatte er samlet på ett sted. Informasjonen er kryptert og sikret på en slik måte at den ikke kan komme i uvedkommendes hender.
Det er intuitivt å bruke systemet. Automatiseringen og digitaliseringen av dokumenter og andre funksjoner i HR Panorama effektiviserer det daglige arbeidet i HR-avdelingene og bidrar til å unngå feil.
HR Panorama holdes oppdatert for å sikre at skjemaer og prosedyrer er i samsvar med skiftende lovgivning.