Hvor viktig er onboarding, og hvordan kan det forbedres med et HR-system?

Onboarding nowego pracownika

Gjøres onboardingen riktig, vil bedriften din kunne høste fordelene ved å ansette en ny medarbeider raskere, og du vil også bli oppfattet som profesjonell. På den annen side kan feil som begås i onboardingfasen av en nyansatt, koste deg mye – og ikke bare i form av dårlig image!

Onboarding er introduksjonen av en medarbeider til en ny jobb. Den består i å informere den ansatte om hvordan bedriften fungerer, dens verdier, retningslinjer og interne regler. Det innebærer også å gi dem tilgangskoder til bedriftens utstyr, opplæring i helse og sikkerhet og informasjon om andre goder enn lønn.

Dette er en viktig prosess fordi det gir den ansatte mer enn bare grunnleggende informasjon om hvordan selskapet fungerer. Den forsikrer den ansatte om at han eller hun er viktig for organisasjonen, og at selskapet er opptatt av at han eller hun skal trives på det nye stedet. Raskere medarbeideren finner seg til rette, raskere vil han eller hun begynne å jobbe effektivt, noe som igjen vil gi bedriften fortjeneste.

En korrekt gjennomført onboarding består av en rekke mindre aktiviteter. For HR-avdelingen, som vanligvis er ansvarlig for denne prosessen, er det en byrde, særlig hvis bedriften ansetter mange nye medarbeidere samtidig.

Heldigvis kan dette automatiseres, noe som ikke bare er en fordel for bedriften, men også for den nyansatte. HR-IT-systemer som tilbyr en plattform for utveksling av informasjon, tjener dette formålet. Hvorfor er det verdt det?

Evne til å planlegge onboardingprosessen nøye

Moderne HR-systemer gjør det mulig å lage sjekklister for å liste opp de ulike elementene i introduksjonen og krysse av for de som allerede er gjennomført. På denne måten vet HR-avdelingen hvor langt medarbeideren er kommet i introduksjonen, dvs. hvilken informasjon han eller hun allerede har fått og hvilken opplæring han eller hun har deltatt på. Den nyansatte har også oversikt over “fremdriftsdataene”.

Det er spesielt viktig å kontrollere at alle trinnene i onboardingen er gjennomført når det dreier seg om handlinger som gjør at den ansatte ikke kan utføre arbeidsoppgavene sine eller ikke er fysisk i stand til å utføre dem fordi han eller hun ikke har fått informasjon eller tilgang.

Før den ansatte begynner i det daglige arbeidet, bør han eller hun gjennomgå en undersøkelse og få opplæring i HMS. Det er ikke sikkert at dette blir ivaretatt i endringskaoset.

Hvis en ansatt blir utsatt for en skade under utførelsen av arbeidet, kan arbeidsgiveren være ansvarlig for å ha latt en person arbeide uten opplæring.

Som du ser, er planlegging viktig for å unngå problemer!

Wdrażanie nowych pracowników

Positivt inntrykk på den nyansatte

Onboarding kan selvfølgelig planlegges også uten bruk av et IT-system. I den enkleste varianten får den nyansatte en mappe med det viktigste materialet (tilgangskoder, HR-e-postadresse og eventuelt adressen til intranettet hvis bedriften har et).

Han må sette seg inn i informasjonen, og det forventes at han finner ut hvordan bygningen er innredet, hvilke regler som gjelder for bestilling av møterom og eventuell tilgang til parkeringsplasser fra medarbeiderne.

Før eller siden vil den nyansatte finne svarene på alle spørsmålene selv, men vil ikke dette sette bedriften i et dårlig lys? En slik uprofesjonell opptreden kan til og med føre til at nyansatte støtes bort fra bedriften – spesielt de som tidligere har jobbet i svært veldrevne bedrifter og har en sammenligning med hvordan implementeringen så ut der. Det er ikke uten grunn at det sies at det første inntrykket ikke kan gjøres om….

Kobieta w biurze

Raskere onboarding av nyansatte

Onboarding skal gå knirkefritt. Den ansatte bryr seg ikke om langvarige prosedyrer, og det er heller ikke i bedriftens interesse. Den ansatte skal få tydelig informasjon, få utlevert utstyret med tilgangskoder, få opplæring og begynne å jobbe.

Langvarig onboarding kan ha ulike årsaker. Det kan skyldes at det ikke er utpekt noen som har ansvaret for introduksjonen av en ny medarbeider, og at dette gjøres “på fritiden” av ulike HR-medarbeidere. Hva gjør den ansatte da? Han eller hun venter og føler seg overflødig i organisasjonen.

Forsinkelser kan også skyldes at det ikke er utviklet implementeringsregler i bedriften, og at HR-ansatte handler intuitivt. De mangler kunnskap om hvordan prosessen skal gjennomføres.

Dette kaoset kan unngås ved hjelp av en implementeringsplan (som allerede nevnt) og muligheten til å krysse av for allerede utførte oppgaver (sjekkliste).

Prosessen vil gå sin gang, og den nye medarbeideren vil starte i sitt daglige arbeid uten forsinkelse og med fullstendig informasjon.

Effektiv og grundig introduksjon av nyansatte

En effektiv onboarding er en onboarding som gir medarbeideren mest mulig kunnskap i løpet av kort tid (noe som ikke betyr at den kan gjennomføres “på et blunk” – det er ikke noe løp!)

Dette sikrer at den ansatte ikke føler seg fortapt. Han eller hun forstår hvordan bedriften fungerer, finner seg til rette i bygningen og kan logge seg på bedriftens systemer med en gang. Han trenger ikke å spørre nye kolleger om alt, og han vil heller ikke nekte å utføre en oppgave bare fordi han ikke har blitt introdusert for noe.

Effektiv onboarding har også langsiktige fordeler. Det ville være en katastrofe for hele onboardingsystemet i en bedrift hvis en ansatt innrømmer at han eller hun ikke har fått utfolde seg fullt ut på flere måneder fordi vedkommende har manglet grunnleggende informasjon, som det etter hvert viste seg. Dessverre kan konsekvensene av feilaktig implementering merkes selv lenge etter ansettelsen.

Pracownik po onboardingu

Redusert arbeidsmengde for den som skal implementere den nye medarbeideren

I de fleste bedrifter er det HR-avdelingen som tar seg av introduksjonen av nyansatte, men i mindre bedrifter kan det være en leder eller arbeidsleder som er ansvarlig for dette. Uansett hvem som gjør det, tar onboarding tid og distraherer den som gjør det fra andre oppgaver.

Dette er spesielt vanskelig når en bedrift ansetter mange nye medarbeidere samtidig. Selv om noen av aktivitetene kan gjennomføres for en større gruppe (f.eks. HMS), er det viktig at alle involverte kan stille spørsmål og bli hørt.

Onboarding består også av aktiviteter som den ansatte ikke ser, og som først og fremst er knyttet til rapportering. Mer HR-medarbeideren kan avlastes fra å fylle ut tabeller, fylle ut dokumenter og kontrollere hvilke aktiviteter som allerede er utført og hvilke som fortsatt venter på å bli gjennomført, desto bedre.

Tiden han sparer, kan han bruke til å snakke med de ansatte eller utføre andre oppgaver.Dette vil gjøre arbeidet mer komfortabelt – ingen liker tross alt å ha det travelt og stressende! – og du som arbeidsgiver vil også spare penger.

Transparent analyse av fremdriften i onboardingprosessen

Ideelt sett er hele prosessen automatisert, og i et tilpasset system for det enkelte selskapets behov, kan fremdriften i implementeringen overvåkes (den nevnte sjekklisten, som viser hvor langt den ansatte er kommet i onboardingen).

Den nyansatte bør ha tilgang til denne listen (helst via en app på telefonen), slik at han eller hun selv kan sjekke om et sett med informasjon, dokumenter og koder allerede er gitt.

Fordi HR-avdelingen har tilgang til systemet, trenger den ikke å spørre den ansatte om hvor langt han eller hun har kommet i implementeringen. Han eller hun har all informasjon lett tilgjengelig.

Som du ser, er en riktig gjennomført implementering uvurderlig. Den effektiviserer rutinene og unngår feil som bedrift uansett må betale for.

Det finnes mange programmer på markedet som støtter onboardingprosessen. Hva bør du legge vekt på når du velger? Det lønner seg å velge et system som er testet av hundrevis av bedrifter. HR Panorama er et slikt system.

I løpet av de siste 15 årene har selskapet markedsført avanserte HR-programmer som forenkler personaladministrasjon, tidsregistrering og støtter rekruttering og onboarding av nye medarbeidere.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

x