Hvordan administrere de ansattes arbeidstid på en effektiv måte?

Praca biurowa - mierzenie czasu

Moderne HR-systemer hjelper HR-avdelinger og teamledere med å kontrollere medarbeidernes arbeidstid, fridager, sykefravær og tid brukt på ulike prosjekter. Med all informasjon samlet på ett sted er det svært enkelt å kontrollere arbeidet i alle faser.

Det er ikke bare praktisk, men også en måte å minimere risikoen for at potensielt viktig informasjon blir oversett. Vi forteller deg hva et godt tidsstyringssystem for HR bør inneholde.

Det er viktig for arbeidsgivere å ha en måte å overvåke tidsbruken til ansatte. Dette er enklere når det gjelder yrker som håndverkere, hvor arbeidsoppgavene ofte krever en viss tid og tempo. Imidlertid kan det være mer utfordrende når det gjelder kontoransatte, da de ofte har en høy grad av autonomi i utførelsen av arbeidsoppgavene sine.

Hvordan kan du forsikre deg om at personen som bruker datamaskinen faktisk utfører arbeidsoppgavene sine og ikke driver med andre aktiviteter som ikke er relatert til jobben?

Er det mulig å administrere de ansattes arbeidstid på en annen måte som ikke innebærer strenge pauserestriksjoner eller blokkering av ikke-jobbrelaterte nettsider?

Typiske metoder for tidsstyring av ansatte

En populær metode for styring av ansattes arbeidstid er den tyske ALPEN-metoden. Det er et akronym som er avledet av ordene:

  • Aufgaben (oppgaver) – lag en liste over aktiviteter for hele dagen, dvs. en timeplan. Det er best å føre opp på listen ikke bare dagens oppgaver, men også oppgaver som ikke er fullført fra tidligere dager og rutineoppgaver.
  • Lange Schatzen (varighet) – et estimat av tiden som trengs for å fullføre alle aktivitetene på listen – med tanke på den faktiske kapasiteten til å fullføre hver aktivitet.
  • Pufferzeiten Einplanen (tidsbufferplanlegging) – legg til en tidsbuffer på 40 % for hver aktivitet eller reduser den tilgjengelige tiden med 40 %.
  • Entscheidungen Treffen (beslutningstaking) – prioritering av hver enkelt oppgave.
  • Nachkontrolle (kontroll) – kontrollen gjør det mulig å se hvilke oppgaver som er fullført. Aktiviteter som ikke er fullført, legges inn i neste dags tidsplan.

Tilhengerne av denne tilnærmingen hevder at den lettere lar dem oppnå mål, eliminerer “forstyrrelser,” reduserer stressnivået, og gir muligheten til å organisere ikke bare arbeidsdagen, men også livet generelt.

Det er også verdt å merke seg byggemetoder som følger Pareto-prinsippet, som postulerer at 20 % av den totale arbeidstiden vil resultere i 80 % av de forventede resultatene for ansatte. Det er også den såkalte 60/40-regelen, som innebærer at kun 60 % av arbeidstiden hver dag bør være nøye planlagt, mens de gjenværende 40 % tillater fleksibilitet for uforutsette forsinkelser og små oppgaver som plutselig oppstår.

Praca w biurze

Moderne metoder for styring av arbeidstid

Teoretiske tilnærminger for å administrere arbeidstiden er én ting, men det å føre oversikt over arbeidstiden er noe annet. Noen bedrifter benytter fortsatt manuelle metoder som feriekalendere hvor de ansatte registrerer planlagte fridager i Word- eller Excel-dokumenter som arbeidsgiveren gir tilgang til. Deretter overføres denne informasjonen til et annet system.

Dette legger til ekstra byrde for HR-avdelingen, og manuell overføring av data fra ett ark til et annet kan føre til feil. Imidlertid kan disse problemene unngås, samtidig som man forenkler tidsregistreringssystemet ved hjelp av moderne HR-systemer.

Hvordan kan et IT-system støtte tidsstyring?

Moderne IT-systemer muliggjør effektiv administrasjon og registrering av arbeidstiden. Disse systemene gir muligheten til å opprette tidsskjemaer uavhengig av arbeidstid og arbeidsform, og inkluderer fullstendig informasjon om ferie, fjernarbeid, prosjekter og arbeidstimer. Ved månedsslutt kan en oppsummering enkelt genereres.

Timekortene kan synkroniseres med kalenderen, slik at ansatte og ledere får rask tilgang til informasjon på dette området.

Et godt tidsstyringssystem gir innsikt i prosjektene, slik at HR og ledere kan se hvilke prosjekter som tar mest tid, hvordan utgiftene fordeler seg og om oppgavene blir fullført som planlagt..

Dette er ikke alt plattformen kan tilby bedrifter med prosjekter. Ved å tildele ansatte til prosjekter er det enkelt å fordele arbeidstiden og dermed overvåke prosjektets tid og budsjett og styre teamene på en mer effektiv måte.

HR Panorama-funksjonalitet som hjelper deg med å administrere ansattes arbeidstid

HR Panorama har alle disse funksjonene. Det fungerer helhetlig og knytter flere områder sammen, noe som effektiviserer arbeidet i hvert av dem. Ved enkelt overføring av informasjon fra ulike kort og generere resultater, vet HR-avdelingen nøyaktig hvor mye tid og ressurser som er avsatt til et bestemt prosjekt, og hvor mange timer hver enkelt medarbeider har brukt på tildelte prosjekter.

Det er også mye enklere å kontrollere permisjoner og sykefravær. Dette reduserer risikoen for feil og at det oppstår konflikter.

Du finner mer informasjon om HR Panorama på hrpanorama.no

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

x